VOTRE EVENEMENT DOIT ÊTRE UNIQUE
Pour le préparer, il est essentiel de :
- identifier clairement l’objectif de cet événement
- de déterminer une enveloppe budgétaire
- d’arrêter rapidement la date (en tenant compte des impératifs professionnels, vacances, saisonnalité…)
- de déterminer le contenu de la manifestation (type de repas, d’animations, gestion logistique, autorisations éventuelles…)
- de déterminer les besoins techniques ( sonorisation, vidéo projection, tables, chaises, badges…)
- de lister le nombre de personnes invitées
- de réfléchir à la communication de l’événement (visuel, invitation courrier, mail…)
- de déterminer le lieu, qu’il soit en phase avec votre manifestation (positionnement géographique, capacité d’accueil , technique…)
Il est évident que pour avoir le choix le plus large de lieux et une sélection de prestataires la plus éclectique possible, ces actions doivent être menées au plus tard un mois avant l’événement, l’idéal étant trois mois !
Une fois la date et le lieux arrêtés, il convient de lancer les consultations vers les intervenants ou prestataires :
- Traiteurs
- Communication
- Animations diverses (se renseigner sur le statut des intervenants, pour les déclarations préalables éventuelles)
- Décoration
- Logistique : technique, mobilier éventuel, scène…
Il convient dès lors, de faire un Rétro Planning, c’est à dire un récapitulatif de qui fait quoi ? quand ? qui coordonne ?
voici quelques exemples :
- qui centralise les coordonnées de tous les intervenants
- qui gère l’envoi des invitations et les confirmations de présence à J-3 maximum ? (important pour donner un nombre de personnes au traiteur)
- qui récupère les clés du lieu ?
- qui accueille et gère les intervenants ?
- qui accueille les invités ?
- qui donne le top départ de l’événement ?
- qui intervient sur un éventuel imprévu ?
Ces règles de bases sont essentielles à la réussite de votre événement . La sélection pointue des prestataires est également primordiale. Après avoir déterminé de façon précise votre cahier des charges, notre expérience de plus de 15 Ans dans le domaine de l’organisation nous permettra prendre en charge tout ou partie de votre événement, de sa conception jusqu’à sa réalisation.
