L’organisation d’un Salon ne peut démarrer qu’après s’être posé les questions essentielles pour assurer la réussite de l’événement :
- La thématique de mon salon est-elle clairement identifiée ?
- A qui va t-il s’adresser ? grand public ? Uniquement aux professionnels du secteur ?
- Ai-je besoin d’autorisations spécifiques pour la manifestation : Mairie, Préfecture, commissions de sécurité…
- Serais-je en mesure de présenter une offre cohérente, et représentative du thème du Salon : exposants, démonstrations, ateliers, conférences…
- Quelle est la meilleure date pour présenter l’offre ? : saisonnalité, vacances scolaires, météo
Une fois ces points éclaircis, il faut préparer un prévisionnel budgétaire le plus précis possible sur les postes primordiaux :
- Location du lieu de l’événement
- Tarifications des emplacements et services proposés aux exposants
- technique et logistique : cloisons, moquettes, sonorisation…
- Communication : visuel, sélection des supports
- Animations
- Sécurité
- Personnel
- Accès au salon : Payant ? Gratuit ? sur invitation ?
- Penser à prévoir un poste financier : Imprévus : il y en a toujours…
Le prévisionnel terminé, il faut mettre en place un rétro planning précis sur les actions à mettre en place :
- Réservation du lieu , de la campagne de communication
- Lancement de l’événement sur les réseaux sociaux : page Facebook , Twitter , site internet
- Démarchage commercial auprès des exposants potentiels
- Actions administratives pour les autorisations diverses
- concevoir la billetterie en cas de salon payant : la réglementation est stricte sur ce sujet
- Démarrage de la campagne de communication
- newsletters régulières auprès des exposants : montage, démontage des stands, infos pratiques
- Conférence de presse pré ouverture
- Inauguration : présence des institutionnels, de la presse
- penser à organiser le « qui fait quoi » ? pour éviter les oublis de dernière minute
Soir de Fête, c’est 19 ans d’expérience dans l’organisation de salons : Appelez nous !
