Organisation de salons

L’organisation d’un Salon ne peut démarrer qu’après s’être posé les questions essentielles pour assurer la réussite de l’événement :

  • La thématique de mon salon est-elle clairement identifiée ?
  • A qui va t-il s’adresser ? grand public ? Uniquement aux professionnels du secteur ?
  • Ai-je besoin d’autorisations spécifiques pour la manifestation : Mairie, Préfecture, commissions de sécurité…
  • Serais-je en mesure de présenter une offre cohérente, et représentative du thème du Salon : exposants, démonstrations, ateliers, conférences…
  • Quelle est la meilleure date pour présenter l’offre ? : saisonnalité, vacances scolaires, météo

 

Une fois ces points éclaircis, il faut préparer un prévisionnel budgétaire le plus précis possible sur les postes primordiaux :

  • Location du lieu de l’événement
  • Tarifications des emplacements et services proposés aux exposants
  • technique et logistique : cloisons, moquettes, sonorisation…
  • Communication : visuel, sélection des supports
  • Animations
  • Sécurité
  • Personnel
  • Accès au salon : Payant ? Gratuit ? sur invitation ?
  • Penser à prévoir un poste financier :   Imprévus : il y en a toujours…

 

Le prévisionnel terminé, il faut mettre en place un rétro planning précis sur les actions à mettre en place :

  • Réservation du lieu , de la campagne de communication
  • Lancement de l’événement sur les réseaux sociaux : page Facebook , Twitter , site internet
  • Démarchage commercial auprès des exposants potentiels
  • Actions administratives pour les autorisations diverses
  • concevoir la billetterie en cas de salon payant : la réglementation est stricte sur ce sujet
  • Démarrage de la campagne de communication
  • newsletters régulières auprès des exposants :  montage, démontage des stands, infos pratiques
  • Conférence de presse pré ouverture
  • Inauguration : présence des institutionnels, de la presse
  • penser à organiser le « qui fait quoi » ? pour éviter les oublis de dernière minute

 

 Soir de Fête, c’est 14 ans d’expérience dans l’organisation de salons : Appelez nous !

 

Ils nous ont confié leurs animations

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